Privacyverklaring

 

Privacyverklaring Noordwijkse Ondernemers Vereniging

Wij, de vereniging Noordwijkse Ondernemers Vereniging (hierna te noemen: “NOV”), vinden een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en zijn ons bewust van de privacywetgeving. In deze privacyverklaring wordt daarom uitgelegd hoe door ons met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Deze privacyverklaring is (onder meer) bedoeld voor al onze leden en alle contactpersonen van onze leden, zoals weergegeven op onze website of anderszins aan ons verstrekt.

 

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke

NOV kan met betrekking tot het verwerken van uw persoonsgegevens worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna te noemen: “AVG”). NOV is via onderstaande contactgegevens voor u bereikbaar:

 Telefonisch   
 E-mail  info@novnoordwijk.nl
 Website (contactformulier)   www.novnoordwijk.nl/contactformulier 
 Postadres  Postbus 102, 2200AC - Noordwijk (ZH)
 Bezoekadres  Losplaatskade 2, 2201DB - Noordwijk
 KvK-nummer  28083009

 

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

  • Wij kunnen onder meer de navolgende categorieën persoonsgegevens van u verwerken:
  • Contactgegevens, zoals voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Geslacht (slechts indien en voor zover u ervoor kiest om dit met ons te delen);
  • Bedrijfsnaam;
  • Functie;
  • Beeltenissen, zoals een foto (slechts indien en voor zover u ervoor kiest om dit met ons te delen);
  • Betalingsgegevens, zoals uw bankrekeningnummer;
  • Betalingshistorie;
  • Correspondentie en overige aantekeningen in uw klantdossier.

 

Indien u gebruik maakt van onze diensten, is het voor het sluiten en/of de uitvoering van de overeenkomst c.q. rechtsbetrekking in ieder geval vereist dat u de navolgende gegevens aan ons verstrekt: voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres en bedrijfsnaam. Wij hebben deze gegevens immers nodig om de overeenkomst met u te kunnen sluiten, om de overeenkomst naar behoren uit te kunnen voeren, om onze diensten aan u te kunnen leveren en voor de financiële afhandeling. Wenst u de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst niet aan ons te verstrekken, dan kunnen wij een goede uitvoering van de overeenkomst niet garanderen. Indien de verwerking van specifieke persoonsgegevens wettelijk verplicht is, zullen wij u daaromtrent informeren. Dit geldt ook voor de mogelijke gevolgen indien u ervoor kiest deze persoonsgegevens niet aan ons te verstrekken.

 

Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, hetgeen mede afhankelijk is van de diensten waarvan door u gebruik wordt gemaakt. Wij gebruiken daarbij de persoonsgegevens die wij van u hebben ontvangen, maar kunnen wij ook de persoonsgegevens gebruiken die wij verkrijgen uit andere bronnen. Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor de navolgende doeleinden:

a. Algemeen contact

De gegevens worden gebruikt voor (i) het verstrekken van de door u opgevraagde informatie, (ii) algemeen contact met u over een mogelijk te sluiten overeenkomst of een reeds gesloten overeenkomst, en (iii) het beantwoorden en/of afhandelen van vragen en/of klachten. 

b. Ter uitvoering van een overeenkomst c.q. rechtsbetrekking

Wij verwerken persoonsgegevens van u ten behoeve van de overeenkomst(en) die u met ons sluit c.q. de rechtsbetrekking die u met ons aangaat, gaat sluiten of heeft gesloten. Dit zodat wij onze diensten kunnen leveren. U kunt hierbij denken aan de persoonsgegevens die u verstrekt voor het vermelden daarvan op onze website.

c. Klantenaccount

Uw persoonsgegevens worden verwerkt om een klantenaccount aan te maken. Via het klantenaccount kunt u gebruik maken van onze diensten. Zo kunt u via uw klantaccount uw persoonlijke ledenpagina(’s) beheren. Uw inloggegevens voor het klantenaccount worden gebruikt voor het beveiligen van uw account op de website. 

d. Direct marketing 

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om nieuwsbrieven en mogelijk ook uitnodigingen te kunnen versturen via o.a. e-mail, tekstberichten, telefoongesprekken en/of de post. Via direct marketing wensen wij u informatie te doen toekomen over onze dienstverlening of evenementen. 

e. Wettelijke verplichting

Wij kunnen persoonsgegevens van u verwerken en verstrekken uw persoonsgegevens aan derden indien wij daartoe verplicht zijn op basis van wet- of regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan opsporingsinstanties en het doen van belastingaangifte.

f. Het debiteurenbeheer en de incasso van vorderingen ten aanzien van onze debiteuren

Wij verwerken persoonsgegevens onder andere voor het (i) versturen van rekeningen, herinneringen en aanmaningen aan debiteuren om vorderingen te incasseren; (ii) uitvoeren van een telefoongesprek om u als debiteur te herinneren aan een openstaande vordering en (iii) het laten uitvoeren van een gerechtelijke incassoprocedure in voorkomende gevallen.

g. Ter verdediging tegen juridische aanspraken

Wij kunnen uw persoonsgegevens (laten) verwerken om onszelf te (kunnen) verdedigen tegen eventuele juridische aanspraken.

 

Op basis van welke grondslag worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Voor iedere verwerking van persoonsgegevens is volgens de AVG een grondslag nodig. Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een van de navolgende grondslagen:

a. Wettelijke verplichting

Wij verwerken uw persoonsgegevens als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte of gegevens om te voldoen aan een vordering van de officier van justitie. 

b. Ter uitvoering van of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst

Wij verwerken uw persoonsgegevens indien dat voor het uitvoeren van de overeenkomst c.q. rechtsbetrekking met u of uw onderneming noodzakelijk is dan wel voor zover dat noodzakelijk is in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst c.q. rechtsbetrekking.

c. Gerechtvaardigd belang

Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens verwerken voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Een gerechtvaardigd belang is over het algemeen juridisch, financieel of zakelijk van aard. Wij hebben onder meer in de navolgende situaties een gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens te verwerken:

  • om aan u als onze klant nieuwsbrieven te versturen;
  • ten behoeve van algemeen klantcontact, zoals het beantwoorden van vragen en het afhandelen van klachten en vragen;
  • in het kader van de uitvoering van een overeenkomst met uw werkgever/opdrachtgever; 
  • in het kader van beveiliging c.q. om diefstal tegen te gaan;
  • ter verdediging tegen juridische aanspraken.

d. Toestemming

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken indien u hiervoor uw toestemming heeft gegeven. Geeft u ons geen toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan heeft dat geen gevolgen voor onze dienstverlening aan u. Indien u toestemming heeft gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens, geldt dat u het recht heeft de toestemming op ieder moment in te trekken. Deze intrekking staat niet in de weg aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking. 

 

Delen van persoonsgegevens met derden 

In bepaalde gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derden. Het doorsturen van persoonsgegevens aan derden gebeurt alleen voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en uitsluitend op basis van de in deze privacyverklaring vermelde grondslagen. Zo kunnen wij onder meer in de navolgende gevallen uw persoonsgegevens aan de navolgende categorieën van derden verstrekken:

a. indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die NOV met u of uw onderneming gesloten heeft. Zo kunnen wij gebruik maken van externe leveranciers en dienstverleners om ons online platform te beheren; 

b. wij kunnen een wettelijke verplichting hebben om persoonsgegevens te delen met een overheidsinstantie;

c. wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan ICT-dienstverleners die ons ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van onze softwaresystemen en onze website;

d. wij kunnen gebruik maken van een rechtsbijstandsverzekeraar, incassobureau of advocatenbureau voor het innen van een vordering op u of het oplossen van een geschil met u;

e. onze boekhouder, een administratiekantoor of een andere adviseur kunnen persoonsgegevens van u ontvangen indien dit nodig is voor de werkzaamheden die zij voor ons uitvoeren;

f. wij kunnen gebruik maken van een externe server voor de opslag van uw persoonsgegevens, ten behoeve waarvan wij uw persoonsgegevens aan een derde partij verstrekken;

g. wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan onze verzekeraar ten behoeve van onze aansprakelijkheid.

Voor het overige verstrekken wij uw persoonsgegevens alleen aan derden met uw voorafgaande toestemming, in het geval dat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons belang of indien wij daartoe verplicht zijn op grond van wet- en/of regelgeving.

Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving. Wij zijn niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door deze derden. Voor zover een derde uw persoonsgegevens ten behoeve van ons verwerkt in de hoedanigheid van verwerker, dan sluiten wij met een dergelijke derde een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de regels die volgen uit de AVG.

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan een derde land of internationale organisatie.              

 

Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan. Zo zorgen wij onder andere dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw persoonsgegevens, dat de toegang tot uw persoonsgegevens afgeschermd is, dat onze website wordt beveiligd door middel van informatiebeveiligingstechnieken (zoals firewalls een SSL-certificaten), dat onze wachtwoorden regelmatig worden gewijzigd, dat ons pand is beveiligd en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig (door externe partijen) gecontroleerd worden. Heeft u de indruk dat uw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van bijvoorbeeld misbruik, neem dan gerust contact op met ons via info@novnoordwijk.nl. 

 

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk is om de in deze privacyverklaring genoemde doelen te bereiken dan wel om aan de wet- en regelgeving te kunnen voldoen. 

Voor de meeste persoonsgegevens geldt dat wij deze niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, om de door ons met u gemaakte afspraken te kunnen nakomen en/of om eventuele geschillen te kunnen afhandelen. Mocht er een (langere) wettelijke termijn gelden voor het bewaren van de persoonsgegevens, dan wordt die termijn uiteraard aangehouden. Dit geldt bijvoorbeeld voor gegevens die wij moeten opslaan in onze financiële administratie. In dat geval geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Mocht er geen sprake zijn van een geschil en bestaat er voorts geen wettelijke verplichting om uw persoonsgegevens langer te bewaren, dan zullen wij uw persoonsgegevens vernietigen uiterlijk 2 jaar nadat de overeenkomst c.q. rechtsbetrekking is geëindigd én alle verplichtingen over en weer voortvloeiende uit de overeenkomst zijn afgerond. Daarnaast geldt dat wij uw persoonsgegevens voor direct marketing bewaren totdat u uw toestemming intrekt en/of u bezwaar maakt tegen deze verwerking.

 

Uitoefenen van uw rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Naast voornoemde rechten heeft u het recht te verzoeken om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit laatste betekent dat u een verzoek kunt indienen om bepaalde persoonsgegevens die wij van u verwerken in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en/of deze aan een door u genoemde organisatie over te laten dragen. 

Wilt u een beroep doen op een van uw rechten, dan kunt u uw verzoek daartoe sturen naar info@novnoordwijk.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u, alvorens tot behandeling van uw verzoek over te gaan, verzoeken om uzelf te identificeren door een kopie van een geldig legitimatiebewijs aan ons te sturen. Scherm in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer af. U kunt hiervoor bijvoorbeeld de ‘KopieID-app’ van de overheid gebruiken. Dit ter bescherming van uw privacy. 

We reageren zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen één maand, op uw verzoek. Is uw verzoek naar ons oordeel ingewikkeld en hebben wij daarom meer tijd nodig, dan zullen wij u daarvan in kennis stellen. Wij zullen in dat geval binnen uiterlijk drie maanden inhoudelijk op uw verzoek reageren. 

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan helpen wij u uiteraard graag verder. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan wijzen wij u erop dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In contact komen met de Autoriteit Persoonsgegevens kan onder meer via de navolgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

 

Geautomatiseerde besluitvorming

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. 

 

Wijzigingen privacyverklaring                                                                                           

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 21 februari 2019. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen of aan te passen door middel van het wijzigen van deze pagina. U wordt derhalve aangeraden deze pagina regelmatig te raadplegen. Wanneer er sprake is van een wezenlijke wijziging in deze privacyverklaring, volgt een duidelijke kennisgeving via onze website.